Escrito por Angela Calderón
En los últimos años, las investigaciones internas han dejado de ser un mecanismo reactivo reservado para atender denuncias aisladas en las organizaciones y se han afianzado como una herramienta estratégica dentro de los programas de cumplimiento.
Hoy, las organizaciones de todos los sectores recurren a estos procedimientos para esclarecer hechos relacionados con fraude, conflictos de interés, corrupción, uso indebido de activos, filtración de información, abuso de autoridad, acoso laboral o incumplimientos normativos. Sin embargo, existe un aspecto que con frecuencia pasa desapercibido y que puede definir el éxito o fracaso de una investigación, esto es, la cadena de custodia y preservación de la evidencia.
Desde una perspectiva forense, una investigación no solo debe responder qué ocurrió, quién participó o cómo sucedieron los hechos. Debe lograr demostrar que toda la evidencia analizada conserva su autenticidad, integridad y trazabilidad desde el momento de su obtención hasta la emisión del informe final. Ese conjunto de procedimientos es lo que conocemos como cadena de custodia.
Tradicionalmente, la cadena de custodia ha sido vinculada con las investigaciones penales; no obstante, limitar este concepto al ámbito público resulta insuficiente frente a la realidad empresarial actual.
Es de consideración que las organizaciones generan y administran diariamente grandes volúmenes de información física y digital que, ante una denuncia o investigación, pueden convertirse en evidencia significativa; es así como correos electrónicos, registros de acceso, dispositivos móviles, documentos contractuales, reportes, grabaciones de videovigilancia y archivos almacenados en la nube constituyen fuentes de información cuya validez dependerá, en gran medida, de la forma en que fueron preservadas.
Por ello, la cadena de custodia ya no debe entenderse únicamente como un procedimiento procesal, sino como un estándar de gobernanza que fortalece la legitimidad de cualquier investigación interna.
Ahora bien, como una de las ideas más extendidas es creer que la evidencia solo corre riesgo cuando es manipulada intencionalmente, sin embargo, la experiencia demuestra lo contrario.
En numerosas investigaciones corporativas la pérdida de valor probatorio ocurre por errores aparentemente menores: abrir un dispositivo sin utilizar herramientas especializadas, copiar información sin documentar el procedimiento, permitir el acceso de múltiples personas a un mismo archivo o almacenar documentos sin controles de seguridad.
Cada una de estas acciones puede alterar metadatos, modificar fechas, eliminar registros de actividad o dificultar demostrar que la información presentada corresponde exactamente a la obtenida durante la investigación.
El preservar la evidencia significa garantizar el procedimiento pues da un respaldo a que cualquier análisis posterior pueda reproducirse bajo las mismas condiciones y obtener resultados consistentes, debido a que la integridad de la evidencia es tan importante como su contenido.
Tal es así que los estándares internacionales en materia de Compliance han reforzado esta visión.
La ISO 37008 reconoce que una investigación interna debe desarrollarse bajo principios de independencia, confidencialidad, objetividad, legalidad y trazabilidad, destacando la necesidad de documentar adecuadamente la obtención y conservación de las pruebas para asegurar su confiabilidad durante todo el procedimiento. En ese sentido, la cadena de custodia deja de ser un documento administrativo para convertirse en un mecanismo de protección de la propia investigación.
Su adecuada implementación permite:
- Demostrar que la evidencia no ha sido alterada;
- Fortalecer la objetividad del informe;
- Facilitar auditorías internas y externas;
- Respaldar eventuales procedimientos administrativos, arbitrales o judiciales;
- Reducir cuestionamientos sobre la legitimidad de las conclusiones.
No basta con obtener información relevante, resulta indispensable demostrar que dicha información conserva su autenticidad.
Actualmente, una gran parte de las investigaciones involucran evidencia electrónica y a diferencia de la evidencia física, la información digital puede alterarse sin dejar señales visibles para un observador no especializado, ya sea desde un simple acceso al dispositivo que puede modificar fechas de último uso hasta registros del sistema.
Por ello, la informática forense adquiere un papel determinante, pues la utilización de metodologías reconocidas, herramientas especializadas y procedimientos técnicamente documentados permite preservar la información original y garantizar que cualquier análisis posterior mantenga su validez técnica.
En este escenario, la cadena de custodia constituye el vínculo entre la evidencia digital y la credibilidad del resultado obtenido.
Desde la perspectiva legal, la cadena de custodia cumple una función que trasciende el aspecto técnico, pues si bien las investigaciones internas no logran tener expectativas procesales complejas; la obtención y tratamiento de la evidencia deben realizarse conforme a criterios que aporten a su integridad y trazabilidad.
Tomando en consideración que, si la evidencia no puede demostrar su origen o presenta inconsistencias, las conclusiones del informe pueden ser cuestionadas, incluso si los hechos investigados efectivamente ocurrieron, perdiendo la eficacia jurídica si en caso existiese un procedimiento posterior.
Ya que si bien las investigaciones internas cumplen una función preventiva y no buscan únicamente determinar responsabilidades, sino identificar debilidades de control, fortalecer la cultura ética y mejorar continuamente los sistemas de cumplimiento. Existen casos que posteriormente recurren a una vía judicial y/o administrativa.
En este contexto, la cadena de custodia representa mucho más que una exigencia documental, en tanto, puede fortalecer la legitimidad de sus decisiones frente a trabajadores, clientes, autoridades regulatorias y órganos jurisdiccionales.
Finalmente, debemos de tener en cuenta que estamos en un entorno donde la información se genera, comparte y modifica de manera constante, la verdadera fortaleza de una investigación ya no radica únicamente en descubrir los hechos, sino en demostrar que las pruebas utilizadas conservan su autenticidad desde el primer momento.
